Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Sähkökilta ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 04.02.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Sähkökilta ry, Korkeakoulunkatu 3, 33720 Tampere

SA101

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Jere Niemi

Hallituksen puheenjohtaja

pj(at)skilta.fi

3. Rekisterinhoitaja

Vilma Suominen

viestintavastaava(at)skilta.fi

4. Rekisterin nimi

Sähkökilta ry:n jäsenrekisteri.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyslain 11§ mukainen jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kirjataan jäsenen täydellinen nimi, kotikunta, sähköpostiosoite ja tutkinto-ohjelma.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettava tieto saadaan joko jäseneltä itseltään tai Tampereen Yliopiston ylioppilaskunnalta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Sähkökilta ry:n hallituksen ja toimihenkilöiden käyttöön.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sisältö on suojattu ja sen käsittelyssä noudatetaan asianmukaista huolellisuutta.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jäsenrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on rekisteriin kirjattu ja vaatia väärien tietojen korjaamista. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisena rekisterin hoitajalle.

Tietoturva

Yleistä

Kilta ylläpitää jäsenrekisteriä, josta on saatavilla rekisteriseloste (= dokumentti, jossa kerrotaan rekisterinpitäjä, käsittelijä ja kerättyjen tietojen käyttötarkoitus) Kilta on jäsenrekisterin rekisterinpitäjä Kilta voi vaihtaa henkilötietojen tallennuspaikkaa, mutta tietojen käsittelyn vallan on pysyttävä killalla, vaikka tietojen tallennuspaikka olisi ulkoistettu

GDPR-uudistus

Keskeiset periaatteet:

• kerättyjen tietojen täytyy olla tarpeellista,
• tiedot kerättävä tiettyä nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla.

Rekisteröidyllä (eli killan jäsenellä) on oikeus tarkastaa tietonsa. Tietovuodon tapauksessa killalla on ilmoitusvelvollisuus sekä viranomaisille että asianomaiselle/asianomaisille jäsenille 72 tunnin kuluessa.

Rekisteriseloste Skillan tapahtumailmoittautumisista

I Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Sähkökilta ry (rekisterinpitäjä)

Korkeakoulunkatu 3, 33720 Tampere, Suomi

Jere Niemi

Hallituksen puheenjohtaja

pj@skilta.fi

II Henkilötietojen käsittelyperuste ja käsittelyn tarkoitus

Rekisteröity antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tapahtuman järjestämistä varten. Henkilötietojen tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.

Rekisterissä olevien henkilötietoja käytetään tapahtuman tiedottamisessa ja järjestämisen tukena.

III Käsiteltävät henkilötiedot.

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

• Henkilön nimi
• Sähköpostiosoite
• Ruoka- ja juomapreferenssit

Rekisteröidyt eivät ole automaattisen päätöksenteon eli profiloinnin kohteina.

IV Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan Microsoft Forms -lomakkeen kautta.

V Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa II määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

VI Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin tietoja käsittelevät Sähkökilta ry:n hallitus, toimihenkilöt sekä muut rekisteritietojen käyttöön oikeutetut henkilöt.

VII Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

VIII Henkilötietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille.

IX Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia niiden oikaisua.
• Oikeus tietojen poistamiseen. Tietoja ei kuitenkaa voida poistaa mikäli poistaminen estäisi rekisterinpitäjää huolehtimasta lakisääteisistä velvoitteistaan.
• Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus siirtää tietonsa toiseen järjestelmään.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan täytyy hänen olla yhteydessä kohdassa I mainittuun rekisterinpitäjään.

X Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut tiedot ovat palvelimella, joka on suojattu teknisin menetelmin. Tietoihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.